Politica de tratamiento de datos​​​​​​​

Centro de Células Madre y Biotecnología – Laboratorios Regencord

Sobre nosotros

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales del Centro de Células Madre y Biotecnología – Laboratorios Regencord, empresa domiciliada en Pereira, identificada con el NIT 900696340-0. Nos dedicamos a la obtención, procesamiento, comercialización y almacenamiento de células madre con fines terapéuticos y de investigación científica y tecnológica. Nuestra sede se encuentra ubicada en la Calle 14 No. 23-41, en Pereira, Risaralda. Teléfono: +57 310 411 6215. Página web: www.regencord.com. Correo electrónico: director@terapiacelular.com.co.

Regencord actúa como responsable y encargado del tratamiento de datos personales, cumpliendo con el derecho a la intimidad, el habeas data y la protección de datos personales, conforme a lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas aplicables.

Como parte de su actividad, Regencord ha recolectado, almacenado y utilizado información de carácter personal durante varios años y tiene la intención de continuar con este tratamiento. Por ello, se establece la presente política, disponible para toda la comunidad interna y externa.

Regencord requiere obtener la autorización libre, previa, expresa, voluntaria e informada de usuarios, clientes y cualquier persona para recolectar, almacenar, usar, tratar, compilar, actualizar y disponer de sus datos personales (generales, particulares y/o sensibles), incorporados en nuestras bases de datos y repositorios electrónicos. Esta información será utilizada exclusivamente para las funciones de la empresa como fabricante de productos farmacéuticos, químicos medicinales y botánicos de uso terapéutico, así como para fines administrativos, comerciales, promocionales y de contacto con los titulares de la información.

En esta política se describe:

• La identificación de la empresa.
• La finalidad del tratamiento de los datos.
• Los derechos de los titulares.
• El área responsable de atender consultas y reclamos.
• La vigencia de la base de datos.

CAPÍTULO I – DISPOSICIONES REGLAMENTARIAS

El artículo 15 de la Constitución Política de Colombia establece que toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en bancos de datos o archivos de entidades públicas o privadas. También ordena a quienes traten datos personales, respetar los derechos y garantías constitucionales.

A lo largo del tiempo, el marco normativo colombiano se ha consolidado con las siguientes disposiciones:

• Ley 1266 de 2008: derecho al habeas data financiero.
• Ley 1273 de 2009: tipificación del delito de violación de datos personales.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012: condiciones mínimas para el tratamiento legítimo de datos.
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015: desarrollo reglamentario.

CAPÍTULO II – OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política tiene por objeto desarrollar el derecho constitucional al habeas data, aplicable a todas las personas cuyos datos personales han sido recolectados, gestionados o tratados por el Centro de Células Madre y Biotecnología – Laboratorios Regencord en el ejercicio de su actividad empresarial. Esto incluye clientes, usuarios, pacientes, empleados, proveedores y cualquier otra persona física o jurídica.

Dado que Regencord presta servicios relacionados con la obtención, procesamiento, aplicación y almacenamiento de células madre con fines terapéuticos y científicos, así como medicina preventiva, se compromete a garantizar la confidencialidad de los datos recolectados. El deber de reserva aplica a todo el personal de la empresa, en especial respecto a datos de salud, historia clínica y cualquier información clasificada como sensible.

Esta política también contempla el tratamiento de datos de menores de edad, información sensible, y garantiza el respeto a los derechos de los titulares conforme a la Ley 23 de 1981, la Resolución 1995 de 1999 y demás normas aplicables.

Todos los terceros que intervengan en el tratamiento de datos personales, incluidos los encargados, deberán cumplir esta política y las disposiciones legales incluso después de terminada su relación con la empresa.

La política será publicada en el sitio web de Regencord y estará disponible para conocimiento de titulares y terceros con acceso autorizado a las bases de datos.

CAPÍTULO III – DEFINICIONES

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación escrita o verbal al titular donde se le informa sobre la política de tratamiento de información.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales.
• Datos personales: Información asociada o asociable a una persona natural determinada o determinable.
• Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del titular, como origen racial, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual, etc.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y su tratamiento.
• Tratamiento: Toda operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: Envío de datos a otro país.
• Transmisión: Comunicación de datos dentro o fuera de Colombia para tratamiento por un tercero.
• Reclamación: Solicitud del titular para corregir, actualizar o suprimir datos, o por incumplimiento normativo.
• Consulta: Solicitud del titular para acceder a su información.
• Delegado de protección de datos: Persona designada para supervisar el cumplimiento de esta política.

CAPÍTULO IV – PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales se regirá por los siguientes principios:

• Legalidad: Sujeto a la ley.
• Finalidad: Debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
• Libertad: Requiere consentimiento previo, expreso e informado.
• Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprensibles.
• Acceso y circulación restringida: Solo podrán ser tratados por personas autorizadas.
• Seguridad: Se deben implementar medidas para evitar adulteración, pérdida, acceso no autorizado o uso fraudulento.
• Confidencialidad: Todos los involucrados deben garantizar la reserva de la información, incluso después de terminada la relación.
• Necesidad y proporcionalidad: Solo se recolectarán los datos estrictamente necesarios.
• Temporalidad: Se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir su finalidad.

CAPÍTULO V – TRATAMIENTO

Regencord solicitará autorización previa, expresa y voluntaria para recolectar, almacenar, usar, suprimir, circular y compartir los datos personales, por medios físicos o digitales, conforme a esta política.

CAPÍTULO VI – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Centro de Células Madre y Biotecnología S.A.S.
NIT: 900696340-0
Dirección: Calle 14 No. 23-41, Barrio Álamos, Pereira – Risaralda, Colombia
Correo electrónico: info@cemab.com.co
Teléfono: (606) 3210051

El área de Gestión Administrativa, junto con Comunicaciones y Sistemas, será responsable del tratamiento de datos. El encargado mantendrá un informe actualizado de las bases de datos y cumplirá funciones como:

• Garantizar la veracidad y seguridad de los datos.
• Mantener copia de las autorizaciones.
• Permitir acceso solo a personas autorizadas.
• Tramitar consultas y reclamos.
• Firmar acuerdos de confidencialidad con quienes accedan a la información.
• Reportar incidentes o usos indebidos de datos.

CAPÍTULO VII – DATOS SENSIBLES

Se consideran datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Entre ellos se encuentran: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.

El tratamiento de estos datos está prohibido, salvo cuando:

• El titular haya dado autorización explícita.
• Sea necesario para salvaguardar intereses vitales del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
• Sea realizado en el marco de actividades legítimas por parte de fundaciones, ONG o asociaciones sin ánimo de lucro.
• El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Sea necesario por razones de interés público conforme a la ley.

CAPÍTULO VIII – DERECHOS DE LOS TITULARES

Los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios constitucionales y legales.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales tratados.

CAPÍTULO IX – DEBERES DE REGENCORD COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Regencord se compromete a:

• Garantizar al titular el ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar la finalidad del tratamiento de los datos.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
• Actualizar la información oportunamente.
• Rectificar los datos cuando sea procedente.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados.
• Adoptar medidas de seguridad para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

CAPÍTULO X – CONSULTAS Y RECLAMOS

Los titulares podrán realizar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales mediante comunicación escrita a:

• Correo electrónico: info@cemab.com.co
• Dirección: Calle 14 No. 23-41, Pereira – Risaralda

Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles. En caso de reclamos, Regencord contará con 15 días hábiles para dar respuesta a partir del día siguiente a la recepción del reclamo completo.

CAPÍTULO XI – VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Los datos personales se conservarán por el tiempo necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento, respetando lo establecido en la normatividad aplicable. Cuando se agoten dichas finalidades o el titular revoque su autorización, los datos serán eliminados o anonimizados, salvo obligación legal de conservarlos.

CAPÍTULO XII – MODIFICACIONES A LA POLÍTICA

Regencord se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares a través de los medios habituales y estará disponible en el sitio web institucional.

CAPÍTULO XIII – VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente política entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2024 y se mantendrá vigente mientras Regencord realice actividades de tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO XIV – ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

El titular declara haber leído, entendido y aceptado esta política al suministrar sus datos personales a Regencord. La autorización podrá otorgarse de manera escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que otorgó el consentimiento.

CAPÍTULO XV – MEDIDAS DE SEGURIDAD

Regencord ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos está restringido a personas autorizadas y bajo acuerdos de confidencialidad.

CAPÍTULO XVI – ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Regencord designa como responsable del tratamiento a la Coordinación Administrativa, quien dará trámite a las peticiones, consultas y reclamos en ejercicio de los derechos de los titulares. El área puede ser contactada en:

• Correo electrónico: info@cemab.com.co
• Dirección: Calle 14 No. 23-41, Pereira – Risaralda

CAPÍTULO XVII – PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Para ejercer los derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión, el titular podrá presentar consulta o reclamo a través de los medios definidos en el capítulo anterior. La solicitud debe contener:

• Nombre e identificación del titular.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Dirección de notificación.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo complete dentro de los cinco días siguientes. Transcurridos dos meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido del reclamo.

CAPÍTULO XVIII – PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA

Los titulares podrán consultar sus datos personales en las bases de datos de Regencord. La solicitud será atendida en un término máximo de 10 días hábiles. En caso de no poder atenderla en dicho plazo, se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO XIX – PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta el presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo dirigido a Regencord. Este será tramitado en un término de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.

CAPÍTULO XX – REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Los titulares podrán en cualquier momento solicitar a Regencord la supresión de sus datos personales o revocar la autorización otorgada para su tratamiento. Esta solicitud podrá negarse si el titular tiene un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o si su eliminación obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas.

CAPÍTULO XXI – TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS

Cuando se envíen o transfieran datos personales a otro país, se garantizará la protección adecuada del mismo conforme a los estándares internacionales y lo previsto en la Ley 1581 de 2012. Regencord suscribirá los contratos necesarios para asegurar el cumplimiento de esta política.

CAPÍTULO XXII – VIGENCIA DE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales se mantendrá vigente mientras subsista la relación entre este y Regencord, y durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, salvo disposición legal en contrario.

CAPÍTULO XXIII – HISTORIA CLÍNICA

La historia clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, que solo puede ser conocido por terceros con autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. Regencord garantiza su conservación, integridad y confidencialidad.

CAPÍTULO XXIV – VIDEOVIGILANCIA

Regencord informa que en sus instalaciones se utilizan sistemas de videovigilancia por razones de seguridad. Las imágenes recolectadas podrán ser utilizadas como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades competentes.

CAPÍTULO XXV – GRABACIÓN DE LLAMADAS

Las llamadas telefónicas pueden ser grabadas con fines de control de calidad, formación, y seguridad. Al comunicarse con nosotros, el titular autoriza expresamente dicho tratamiento.

CAPÍTULO XXVI – USO DE COOKIES

Regencord utiliza cookies en su sitio web para mejorar la experiencia de navegación del usuario. Al navegar en nuestro portal, se entiende que se autoriza el uso de cookies. El usuario puede configurar su navegador para rechazarlas.

CAPÍTULO XXVII – REGISTRO FOTOGRÁFICO

Durante eventos, campañas o actividades, Regencord podrá tomar fotografías o videos que incluyan imágenes de los asistentes. Estas imágenes podrán ser utilizadas en medios digitales o impresos con fines institucionales, comerciales o promocionales.

CAPÍTULO XXVIII – EMPLEADOS, CONTRATISTAS Y PROVEEDORES

Regencord podrá recolectar y tratar datos personales de sus empleados, contratistas y proveedores para el cumplimiento de obligaciones legales, contractuales y administrativas, incluyendo referencias laborales, evaluaciones, datos académicos y familiares.

CAPÍTULO XXIX – MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos personales de menores se realizará siempre en cumplimiento del respeto a sus derechos fundamentales y con autorización del representante legal. Solo se recolectarán datos que sean necesarios y pertinentes.

CAPÍTULO XXX – POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD INTERNA

Todos los empleados, contratistas y terceros que accedan a datos personales deberán firmar acuerdos de confidencialidad y comprometerse al cumplimiento estricto de esta política. La violación de la misma será causal de sanciones disciplinarias o contractuales.

CAPÍTULO XXXI – ACEPTACIÓN Y CAMBIOS EN LA POLÍTICA

La presente política podrá ser modificada en cualquier momento. Los cambios serán informados a través del sitio web de Regencord. Al continuar usando nuestros servicios, el titular acepta las modificaciones realizadas.